Il y a un an, nous faisions un état des lieux du télétravail en Wallonie, et nous vous donnions quelques conseils pour aborder le télétravail de manière humaine au sein de votre PME.

Force est de constater que le télétravail est devenu la norme et les méthodes de gestion de projet ont dû être adaptées. Notamment en transmettant les méthodes agiles aux télétravail. Afin de mieux vous y retrouver, voici cinq conseils pour aider à mieux gérer vos projets à disctance grâce à la méthode Scrum.

1) Soignez la cohésion de l'équipe

Les simples conversations qui pouvaient se dérouler autour d’une machine à café au bureau peuvent manquer à certains. Et bien que ces moments peuvent paraître inutiles d’un premier abord, ils sont en réalité trés important pour la cohésion d’équipe.

En effet, le team building à distance permet de créer des connexions entre des employés travaillant à distance pour imiter des équipes physiques. Pour favoriser le moral, la productivité, l’engagement et les résultats globaux.

Ces sessions de discussions régulières peuvent être récrées à distance. Il en existe différentes formes , voyez en fonction de la taille de votre équipe ainsi que de votre méthode habituelle de fonctionner.

Tout d’abord, une option à envisager serait une salle de pause virtuelle dans laquelle, les membres de votre équipes peuvent se retrouver pendant la pause déjeuner ou café. De cette façon, les membres de votre équipe pourront se retrouver comme il le ferait au bureau.

Ensuite, une autre manière de rassembler votre équipe, serait d’organiser des évènements virtuels d’entreprise. Ces évènements pourraient se dérouler de la même manière qu’un évènement physique. Avec un ordre du jour, un animateur et des conférenciers qui pourront répondre aux questions de l’équipe et ainsi devenir un évènement intéractif.

Après, une solution souvent utilisée en méthode agile, est le e-lean coffee. Le principe? C’est simple,  une conversation informelle mais structurée en se concentrant sur l’essentiel et en évitant le gaspillage de temps et d’énergie en éliminant par exemple du stock de discussions possibles les sujets de conversation non prioritaires.

    2) Explicitez ce qui a de la valeur

    La clarté sur les priorités et sur les tâches qui doivent être faites  sont très importantes surtout pour une équipe qui est dispatché un peu partout dans le pays. En effet, il y a de fortes chances qu’un membre s’isole et dépense son énergie et son temps inutilement dans une tâche secondaire.

    C’est pour celà, que disposer d’un backlog « actionnable » c’est-à-dire avec du travail « prêt » à être commencé (« ready ») et priorisé.

    Chacun des membres de l’équipe doit pouvoir le modifier à tout instant en précisant par exemple la personne attribuée à la tâche, le statut d’avancement ainsi que les quesitions à traiter.

    3) Adaptez vos pratiques de collaboration

    Pour que vos téléréunions soient efficaces, il faudra fournir d’avantage d’éfforts que se soit en posant le cadre dès le départ, en la facilitant, en clarifiant l’objectif et surtout en préparant bien la réunion.

    4) Communiquez plus et mieux

    La communication est un élément essentiel dans le travail en remote. Afin qu’elle soit le plus efficace possible, voici trois idées qui vont aideront à l’améliorer :

    1. Désigner un facilitateur au sein de votre équipe qui pourra intervenir pour aider à identifier les problèmes, prendre des décisions et à s’engager collectivement dans l’ation.
    2. Un espace en ligne unique facile d’accès pour toutes l’équipe et dans lequel on y retrouve clairement les règles d’équipe, les priorités ainsi que la vision du où des projets en cour.
    3. Que se soit au niveau des réunions ou des communications écrites, tous les membres se doivent d’avoir le même niveau de communication que le membre qui aurait le plus de difficulté langagière. 

    5) Concentrez-vous pour être efficace individuellement

    Prévoir des moments de travail durant lesquels on peut se concentrer sans intéruption est nécessaire lorsqu’on a de longue journée de travail ou un gros projet en cours.

    Dans ce cas-là, un indicateur en temps réel de sa disponibilité est essentiel pour que tous vos collègues ayent connaissance de votre statut de travail avant de vous contacter.

    Etant constamment connecté, la maîtrise de ses notifications est très importante. C’est pour celà qu’il est conseillé de couper toutes vos notifications pendant que vous travailler.

    De même que pour la maîtrise de ses e-mails, fixer vous un moment de la journée pour les consulter et y répondre. En amont, vous pouvez réglez un tri automatique des mails non pertinents et un rythme de synchronisation précis.

    Attention cependant, soi-même, nous pouvons nous intérrompre sans forcément avoir eu une influence extérieur quelconque. La tentation de faire du multitâche peut être grande mais réduit le taux de concentration de la tâche principale.

    Si vous souhaitez vous changer les idées parce que celà fait quatre bonnes heures que vous êtes sur une même tâche, sachez que quelques minutes de méditation par jour vous seront bénéfique pour vous détendre et ainsi vous permetre de vous recentrer. Après celà, vous serez de nouveau d’attaque avec une meilleur capacité de concentration

    En parlant de temps de pause, l’organisation de son temps de travail est l’élement le plus important si vous souhaitez être efficace et performant. Si vous ne connaissez pas encore la technique Pomodoro qui est assez simple et permet d’avoir une structure de travail répartie en itérations courtes et des pauses régulières.


    Renaud

    Expert FASTUP, Renaud partage ses meilleurs conseils sur les domaines de prédilection que sont le Marketing, l'Organisation d'équipe et les Technologies.